Comment J'essaierai De Participer À Mes Réunions Désormais

• 04/06/2024
• 11 minutes de lecture

Suite à plusieurs recommandations de gens de confiance, j’ai décidé de prendre le temps de suivre une formation de 6 jours sur les postures de coopération dans les groupes proposée par Fertiles . Avec une posture d’éternel étudiant, je souhaitais (re)voir mes bases d’organisation acquises depuis une dizaine d’années dans différents environnements agiles - ou non - dans de petites ou d’énormes structures.

Cet article a pour objectif de vous présenter un échantillon de la formation et de vous inviter à y participer si vous tenez à vos groupes de travail.

Centrage et poser l’intention

J’ai tendance à sauter de réunion en réunion, en m’accordant parfois 0 temps de pause. Lorsque cela se produit, j’ai la sensation de les subir : difficile de suivre le changement de contexte ou de bien ancrer les acquis de la réunion précédente - l’information se perdant vite. Dommage pour l’efficacité de ces réunions, et surtout cela vient avec un effet de perte de contrôle et de submersion, attisant un effet de mal-être au travail qui rend difficile de bien le faire.

Cependant, mon égo était parfois gonflé par le fait d’être de chaque réunion, et dans les couloirs j’ai parfois eu la fierté mal placée de prononcer la phrase “non, j’ai pas le temps” devant certaines personnes pour montrer à quel point j’étais important, et m’encourageant à continuer dans mon vortex de réunions et de tâches à faire.

Pour éviter de perdre pied et valoriser ces moments de groupe nécessaires aux projets, je peux prendre un temps de centrage 5 minutes avant le début de la réunion pour faire le point sur mon intention et les objectifs en me posant la question “qu’est ce que je viens chercher là-dedans ?”. Avec comme but de privilégier la qualité à la quantité.

Je peux également rentrer dans un posture de co-responsable de la réunion, en prenant le relais lorsque quelque chose devrait être mis dans le compte rendu, ou signaler lorsque la discussion commence à divaguer. Cela m’aide à ne pas subir la réunion et surtout de ne plus avoir tendance à faire autre chose lors du déroulé car je comprends mieux le pourquoi on prend ce temps de groupe.

Néanmoins, il faut savoir différencier l’intention de l’objectif. L’objectif, c’est là où on va. L’intention, c’est la raison pour laquelle on y va. Par exemple, l’objectif de faire du sport peut avoir comme intention de se sentir mieux dans son corps. Pour les réunions, l’objectif peut être de mettre à jour un système d’information, et l’intention d’améliorer la cohésion de groupe en évitant les pannes des serveurs à 4 heures du matin pour les personnes d’astreintes. Une phrase qui peut aider à placer son intention et de se dire “à la fin du timing dédié, je serais heureux si…”

En rendant visible son intention au groupe et en écoutant celles des autres, cela peut aider à prendre de meilleures décisions collectives, aller dans la même direction et à mieux traverser les conflits et les défis en cours ou à avenir.

Ceci étant dit, rien n’est magique et il est parfois difficile de partager à un groupe sans qu’un cadre de confiance et de partage soit posé - surtout dans un contexte de sensation d’urgence.

Il faut savoir prendre du temps pour en gagner.

Cadre de discussion

Cela peut être contre-intuitif, mais définir un cadre d’échange ne restreint pas les personnes, au contraire cela peut libérer la communication en ayant des règles communes qu’on s’engage collectivement à respecter.

Lorsque le groupe se connaît bien, comme l’équipe de Fertiles, on peut avoir une quinzaine de règles communes, mais selon les contextes et les situations on peut seulement en utiliser 2 ou 3. Les “must” selon moi sont :

• le respect de l’energie du premier pas : lorsqu’une personne suggère une idée, il faut être pour et pas contre. Cela permet d’itérer progressivement plutôt que de chercher la solution parfaite dès le premier coup. Ceci dit, cela n’empêche pas d’assumer une forme de désaccord, mais que je fais en proposant une modification, plutôt que juste dire “non, c’est pas une bonne idée: next !”.
• Pour convaincre et économiser du temps à l’échange, il faut travailler à parler avec l’énergie de la flèche : on prépare notre discours, avec un petit temps de centrage en amont, et on le libère avec des mots choisis, précis et concis - sans divaguer.
• Pour que les 2 premières règles servent, il faut de l’écoute active : je ne travaille pas sur autre chose et je me mets en condition d’être pleinement co-responsable de ce qu’il se dit. L’écoute active peut paraître déroutante : je laisse l’autre expliquer pleinement son propos sans chercher à ramener à moi l’exemple, ni à conseiller : je me concentre sur l’écoute pour ensuite y répondre. L’écoute marche encore mieux lorsque je mets mes lunettes de curiosité pour tenter de me mettre au même point de vue de la personne parlant.
• Important mais pas sérieux. Détendre l’atmosphère avec un peu de légèreté permet de fluidifier les échanges et les apprentissages, même lorsque les enjeux sont importants.

En tant que membre du groupe, je dois savoir adapter le cadre et même le révoquer lorsqu’il est trop lourd. J’ai, et mes équipes, pu subir des rituels de daily standups sans que quelqu’un n’ait le courage pour le bien du groupe de se poser la question : est ce que c’est encore utile ? ou est ce qu’on pourrait faire évoluer le format ?

Les étapes d’une réunion

Je ne parlerai que du contexte de réunions récurrentes, où l’équipe se connaît et où des rôles de gardien·ne du temps (autorité acceptée par le groupe pour le respect du temps de chacun), secrétaire (clarifier quoi prendre comme note et pour qui), et de facilitateur·rices (répartir la parole, assurer du cadre, reformulation si nécessaire, permettre les prises de hauteur) sont définies et distribués.

J’ai tendance à plonger directement dans le coeur de la réunion, ou à m’impatienter si elle ne commence pas au plus vite. Par la formation de Fertiles, j’ai pu voir l’intérêt d’étapes pour améliorer mes réunions, ces étapes peuvent contenir jusqu’à 30% de la réunion, mais comme dit précédemment, cela permet de prendre du temps pour en gagner.

L’ouverture

Rappeler l’intention et le déroulé

Même si cela est déjà partagé dans l’invitation du calendrier, il est important qu’on soit tous sur la même longueur d’onde et de prendre le temps de répéter l’intention, l’objectif et le déroulé.

Faire le point sur les prochains petits pas

Lors de réunions récurrentes, on s’est normalement fixé des objectifs précis et réalisables, qu’on peut appeler les Prochains Petits Pas (ou PPP), et il est nécessaire de faire un point pour une meilleure coopération de groupe et éviter les effets tunnels de 6 semaines sans avancée notable. Si je peux sentir du malaise par rapport à cela, il faut faire le point sur l’ambiance du groupe et rappeler que le groupe est là pour aider à avancer et non pas à fliquer.

La météo

Je voyais dans l’outil de la météo au mieux un brise-glace, et au pire une hypocrisie du monde de l’entreprise. La météo consiste à ce que la personne en charge de la facilitation demande aux participants comment ils se sentent en répondant brièvement.

J’ai senti sa puissance lorsque j’ai réalisé qu’il permet de déposer ses bagages émotionnels avant la réunion, cela permettant une meilleure présence et participation. Par exemple, si une personne pressée derrière son volant pour arriver le premier au feu rouge me frôle à 15 cm lors de mon vélotaf en me terrorisant, j’apprécierais un petit moment de décharge avant de commencer ma réunion du matin, en tentant d’oublier cette situation.

Lors des journées où j’ai du mal à prendre la parole, parler tôt dans la réunion grâce à cet outil m’assure de gagner en confiance en posant ma voix. La météo permet aussi à la personne qui facilite de savoir comment le groupe arrive et se sent, et de potentiellement adapter le déroulé / déprioriser des sujets, accepter de ne pas tout faire si le temps déborde pour préserver le groupe. On ne facilitera pas de la même manière un groupe où tout le monde arrive en pleine forme et un groupe où tout le monde arrive en disant “je suis crevé”.

Faire le coeur de la réunion

Normalement à ce moment, vous êtes dans les meilleures dispositions pour dérouler l’ordre du jour. Si je facilite : accepter que cet ordre du jour puisse être mouvant, accepter qu’il ne puisse pas être terminé en cas de trop gros dépassement. Mieux vaut clôturer 5 sujets sur 8 en 1h efficacement, que boucler les 3 manquants dans la douleur avec tout le monde en PLS. Si l’on est participant, on peut aussi suggérer de reporter un sujet si l’on sent que le temps s’allonge et que tout ne va pas rentrer.

Définition des PPP

Et lorsque l’ordre du jour est fini, il est temps de fixer les Prochains Petits Pas (PPP) en répondant à ces questions si besoin : Qui, Quoi, Quand.

Ancrer les acquis

Lors de longues réunions, il est probable que je n’ai pas tout en tête. Je peux trouver judicieux de relire le compte-rendu en cours et de le corriger collectivement pour bien ancrer ce qu’il s’est dit avant de passer à la suite de ma journée.

Prise de hauteur

Lorsque je sens que la réunion aurait pu mieux se passer, je peux poser collectivement des questions avec un temps de centrage pour l’amélioration continue de la vie de l’équipe:

• comment s’est passée la réunion ?
• qu’est ce qu’on a appris ?
• qu’est ce qu’on Continue, Crée ou Cesse (ou C.C.C) pour les prochaines fois ?

En partageant d’abord son ressenti avant de monter dans l’analyse progressivement, je donne la possibilité au groupe de mieux se comprendre. Par exemple, dire que je me sens stressé par rapport aux nouveaux enjeux, serein par rapport au délai fixé, ou confiant.

Mais si le groupe se connait et se fait confiance, les mots peuvent être plus personnels - en s’aidant d’une liste de mots pour éviter d’entendre toujours les mêmes.

Clôturer

J’ai pu remarquer de nombreuses réunions qui débordent et où des gens partent en plein milieu d’une phrase d’un participant car ils ont un autre engagement ailleurs - ou le pratiquer moi même.

Je ne peux que ressentir de la gêne et de la frustration lors de ces moments. Si cela se produit, il faut mieux définir le rôle du gardien·ne du temps, rappeler le cadre, et bien co-responsabiliser tous les participant·es sur la durée pour le respect du temps de tous.

Je remarque qu’annoncer au début de la réunion que je suis contraint de partir avant la fin peut améliorer ce moment.

Cultiver les manières de célébrer

Une manière de respecter le travail de chacun peut être de prendre un moment pour célébrer les petites avancées, de la manière la plus adéquate pour le groupe.

Je peux observer que la manière choisie est souvent la froideur d’une réaction “fusée” sur le message Slack annonçant la nouvelle, je pense pouvoir faire mieux en prenant le temps d’appeler ou d’aller voir la personne.

Les “afterwork” sont également cités comme manières de célébrer, je garde en tête qu’ils peuvent être des moments peu inclusifs pour les personnes ayant une charge familiale, associative, culturelle… et qui sont souvent liés à l’alcool - la racine de beaucoup de mal.

Pour mon cas personnel, je peux sentir un manque de reconnaissance lorsque je fournis un travail monstrueux et qu’il n’est pas reconnu ou souligné par le groupe, ce qui peut avoir tendance à diminuer ma motivation, d’où l’importance de ces moments si vous vous posiez la question.

Cette reconnaissance n’est pas à voir seulement pour améliorer ma productivité à un temps T, mais pour la sensation de cohésion et de confiance de groupe si crucial pour se sentir bien au travail et dont le manifeste agile souligne l’importance :

“Donnez-leur l’environnement et le soutien dont elles ont besoin et faites-leur confiance pour mener à bien le travail.” - Manifeste Agile

Conclusion

J’ai mis 1 an et demi entre la découverte de Fertiles et mon inscription à leur formation. Mon seul regret est de ne pas l’avoir fait plus tôt. Je ne peux que vous encourager à prendre le temps de vous former avec l’équipe de Fertile, cela valait 1000 conférences Agile condensées en 6 jours - et l’équipe propose aussi des formats sur-mesure pour les entreprises.

Une phrase d’Oxmo Puccino dans “Artiste” a longtemps raisonné chez moi, elle dit qu’une chose presque impossible est “d’aller mettre plus de 10 personnes d’accord", desormais je pense qu’avec les bonnes méthodes et du temps, cela devient beaucoup plus réaliste.

Merci à Olivier Rodriguez, Julien Coudsi, et aux participant.es de la formation PACoo’ de mai 2024