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Comment J'essaierai De Participer À Mes Réunions Désormais

Suite Ă  plusieurs recommandations de gens de confiance, j’ai dĂ©cidĂ© de prendre le temps de suivre une formation de 6 jours sur les postures de coopĂ©ration dans les groupes proposĂ©e par Fertiles . Avec une posture d’Ă©ternel Ă©tudiant, je souhaitais (re)voir mes bases d’organisation acquises depuis une dizaine d’annĂ©es dans diffĂ©rents environnements agiles - ou non - dans de petites ou d’énormes structures.

Cet article a pour objectif de vous présenter un échantillon de la formation et de vous inviter à y participer si vous tenez à vos groupes de travail.

Centrage et poser l’intention

J’ai tendance à sauter de réunion en réunion, en m’accordant parfois 0 temps de pause. Lorsque cela se produit, j’ai la sensation de les subir : difficile de suivre le changement de contexte ou de bien ancrer les acquis de la réunion précédente - l’information se perdant vite. Dommage pour l’efficacité de ces réunions, et surtout cela vient avec un effet de perte de contrôle et de submersion, attisant un effet de mal-être au travail qui rend difficile de bien le faire.

Cependant, mon égo était parfois gonflé par le fait d’être de chaque réunion, et dans les couloirs j’ai parfois eu la fierté mal placée de prononcer la phrase “non, j’ai pas le temps” devant certaines personnes pour montrer à quel point j’étais important, et m’encourageant à continuer dans mon vortex de réunions et de tâches à faire.

Pour éviter de perdre pied et valoriser ces moments de groupe nécessaires aux projets, je peux prendre un temps de centrage 5 minutes avant le début de la réunion pour faire le point sur mon intention et les objectifs en me posant la question “qu’est ce que je viens chercher là-dedans ?”. Avec comme but de privilégier la qualité à la quantité.

Je peux également rentrer dans un posture de co-responsable de la réunion, en prenant le relais lorsque quelque chose devrait être mis dans le compte rendu, ou signaler lorsque la discussion commence à divaguer. Cela m’aide à ne pas subir la réunion et surtout de ne plus avoir tendance à faire autre chose lors du déroulé car je comprends mieux le pourquoi on prend ce temps de groupe.

NĂ©anmoins, il faut savoir diffĂ©rencier l’intention de l’objectif. L’objectif, c’est lĂ  oĂą on va. L’intention, c’est la raison pour laquelle on y va. Par exemple, l’objectif de faire du sport peut avoir comme intention de se sentir mieux dans son corps. Pour les rĂ©unions, l’objectif peut ĂŞtre de mettre Ă  jour un système d’information, et l’intention d’amĂ©liorer la cohĂ©sion de groupe en Ă©vitant les pannes des serveurs Ă  4 heures du matin pour les personnes d’astreintes. Une phrase qui peut aider Ă  placer son intention et de se dire “à la fin du timing dĂ©diĂ©, je serais heureux si…”

En rendant visible son intention au groupe et en écoutant celles des autres, cela peut aider à prendre de meilleures décisions collectives, aller dans la même direction et à mieux traverser les conflits et les défis en cours ou à avenir.

Ceci étant dit, rien n’est magique et il est parfois difficile de partager à un groupe sans qu’un cadre de confiance et de partage soit posé - surtout dans un contexte de sensation d’urgence.

Il faut savoir prendre du temps pour en gagner.

Cadre de discussion

Cela peut être contre-intuitif, mais définir un cadre d’échange ne restreint pas les personnes, au contraire cela peut libérer la communication en ayant des règles communes qu’on s’engage collectivement à respecter.

Lorsque le groupe se connaît bien, comme l’équipe de Fertiles, on peut avoir une quinzaine de règles communes, mais selon les contextes et les situations on peut seulement en utiliser 2 ou 3. Les “must” selon moi sont :

  • le respect de l’energie du premier pas : lorsqu’une personne suggère une idĂ©e, il faut ĂŞtre pour et pas contre. Cela permet d’itĂ©rer progressivement plutĂ´t que de chercher la solution parfaite dès le premier coup. Ceci dit, cela n’empĂŞche pas d’assumer une forme de dĂ©saccord, mais que je fais en proposant une modification, plutĂ´t que juste dire “non, c’est pas une bonne idĂ©e: next !”.
  • Pour convaincre et Ă©conomiser du temps Ă  l’échange, il faut travailler Ă  parler avec l’Ă©nergie de la flèche : on prĂ©pare notre discours, avec un petit temps de centrage en amont, et on le libère avec des mots choisis, prĂ©cis et concis - sans divaguer.
  • Pour que les 2 premières règles servent, il faut de l’écoute active : je ne travaille pas sur autre chose et je me mets en condition d’être pleinement co-responsable de ce qu’il se dit. L’écoute active peut paraĂ®tre dĂ©routante : je laisse l’autre expliquer pleinement son propos sans chercher Ă  ramener Ă  moi l’exemple, ni Ă  conseiller : je me concentre sur l’écoute pour ensuite y rĂ©pondre. L’écoute marche encore mieux lorsque je mets mes lunettes de curiositĂ© pour tenter de me mettre au mĂŞme point de vue de la personne parlant.
  • Important mais pas sĂ©rieux. DĂ©tendre l’atmosphère avec un peu de lĂ©gèretĂ© permet de fluidifier les Ă©changes et les apprentissages, mĂŞme lorsque les enjeux sont importants.

En tant que membre du groupe, je dois savoir adapter le cadre et même le révoquer lorsqu’il est trop lourd. J’ai, et mes équipes, pu subir des rituels de daily standups sans que quelqu’un n’ait le courage pour le bien du groupe de se poser la question : est ce que c’est encore utile ? ou est ce qu’on pourrait faire évoluer le format ?

Les étapes d’une réunion

Je ne parlerai que du contexte de réunions récurrentes, où l’équipe se connaît et où des rôles de gardien·ne du temps (autorité acceptée par le groupe pour le respect du temps de chacun), secrétaire (clarifier quoi prendre comme note et pour qui), et de facilitateur·rices (répartir la parole, assurer du cadre, reformulation si nécessaire, permettre les prises de hauteur) sont définies et distribués.

J’ai tendance Ă  plonger directement dans le coeur de la rĂ©union, ou Ă  m’impatienter si elle ne commence pas au plus vite. Par la formation de Fertiles, j’ai pu voir l’intĂ©rĂŞt d’étapes pour amĂ©liorer mes rĂ©unions, ces Ă©tapes peuvent contenir jusqu’à 30% de la rĂ©union, mais comme dit prĂ©cĂ©demment, cela permet de prendre du temps pour en gagner.

L’ouverture

Rappeler l’intention et le déroulé

Même si cela est déjà partagé dans l’invitation du calendrier, il est important qu’on soit tous sur la même longueur d’onde et de prendre le temps de répéter l’intention, l’objectif et le déroulé.

Faire le point sur les prochains petits pas

Lors de réunions récurrentes, on s’est normalement fixé des objectifs précis et réalisables, qu’on peut appeler les Prochains Petits Pas (ou PPP), et il est nécessaire de faire un point pour une meilleure coopération de groupe et éviter les effets tunnels de 6 semaines sans avancée notable. Si je peux sentir du malaise par rapport à cela, il faut faire le point sur l’ambiance du groupe et rappeler que le groupe est là pour aider à avancer et non pas à fliquer.

La météo

Je voyais dans l’outil de la météo au mieux un brise-glace, et au pire une hypocrisie du monde de l’entreprise. La météo consiste à ce que la personne en charge de la facilitation demande aux participants comment ils se sentent en répondant brièvement.

J’ai senti sa puissance lorsque j’ai réalisé qu’il permet de déposer ses bagages émotionnels avant la réunion, cela permettant une meilleure présence et participation. Par exemple, si une personne pressée derrière son volant pour arriver le premier au feu rouge me frôle à 15 cm lors de mon vélotaf en me terrorisant, j’apprécierais un petit moment de décharge avant de commencer ma réunion du matin, en tentant d’oublier cette situation.

Lors des journĂ©es oĂą j’ai du mal Ă  prendre la parole, parler tĂ´t dans la rĂ©union grâce Ă  cet outil m’assure de gagner en confiance en posant ma voix. La mĂ©tĂ©o permet aussi Ă  la personne qui facilite de savoir comment le groupe arrive et se sent, et de potentiellement adapter le dĂ©roulĂ© / dĂ©prioriser des sujets, accepter de ne pas tout faire si le temps dĂ©borde pour prĂ©server le groupe. On ne facilitera pas de la mĂŞme manière un groupe oĂą tout le monde arrive en pleine forme et un groupe oĂą tout le monde arrive en disant “je suis crevĂ©”.

Faire le coeur de la réunion

Normalement Ă  ce moment, vous ĂŞtes dans les meilleures dispositions pour dĂ©rouler l’ordre du jour. Si je facilite : accepter que cet ordre du jour puisse ĂŞtre mouvant, accepter qu’il ne puisse pas ĂŞtre terminĂ© en cas de trop gros dĂ©passement. Mieux vaut clĂ´turer 5 sujets sur 8 en 1h efficacement, que boucler les 3 manquants dans la douleur avec tout le monde en PLS. Si l’on est participant, on peut aussi suggĂ©rer de reporter un sujet si l’on sent que le temps s’allonge et que tout ne va pas rentrer.

DĂ©finition des PPP

Et lorsque l’ordre du jour est fini, il est temps de fixer les Prochains Petits Pas (PPP) en répondant à ces questions si besoin : Qui, Quoi, Quand.

Ancrer les acquis

Lors de longues réunions, il est probable que je n’ai pas tout en tête. Je peux trouver judicieux de relire le compte-rendu en cours et de le corriger collectivement pour bien ancrer ce qu’il s’est dit avant de passer à la suite de ma journée.

Prise de hauteur

Lorsque je sens que la réunion aurait pu mieux se passer, je peux poser collectivement des questions avec un temps de centrage pour l’amélioration continue de la vie de l’équipe:

  • comment s’est passĂ©e la rĂ©union ?
  • qu’est ce qu’on a appris ?
  • qu’est ce qu’on Continue, CrĂ©e ou Cesse (ou C.C.C) pour les prochaines fois ?

En partageant d’abord son ressenti avant de monter dans l’analyse progressivement, je donne la possibilitĂ© au groupe de mieux se comprendre. Par exemple, dire que je me sens stressĂ© par rapport aux nouveaux enjeux, serein par rapport au dĂ©lai fixĂ©, ou confiant.

Mais si le groupe se connait et se fait confiance, les mots peuvent ĂŞtre plus personnels - en s’aidant d’une liste de mots pour Ă©viter d’entendre toujours les mĂŞmes.

ClĂ´turer

J’ai pu remarquer de nombreuses réunions qui débordent et où des gens partent en plein milieu d’une phrase d’un participant car ils ont un autre engagement ailleurs - ou le pratiquer moi même.

Je ne peux que ressentir de la gêne et de la frustration lors de ces moments. Si cela se produit, il faut mieux définir le rôle du gardien·ne du temps, rappeler le cadre, et bien co-responsabiliser tous les participant·es sur la durée pour le respect du temps de tous.

Je remarque qu’annoncer au dĂ©but de la rĂ©union que je suis contraint de partir avant la fin peut amĂ©liorer ce moment.

Cultiver les manières de célébrer

Une manière de respecter le travail de chacun peut être de prendre un moment pour célébrer les petites avancées, de la manière la plus adéquate pour le groupe.

Je peux observer que la manière choisie est souvent la froideur d’une réaction “fusée” sur le message Slack annonçant la nouvelle, je pense pouvoir faire mieux en prenant le temps d’appeler ou d’aller voir la personne.

Les “afterwork” sont également cités comme manières de célébrer, je garde en tête qu’ils peuvent être des moments peu inclusifs pour les personnes ayant une charge familiale, associative, culturelle… et qui sont souvent liés à l’alcool - la racine de beaucoup de mal.

Pour mon cas personnel, je peux sentir un manque de reconnaissance lorsque je fournis un travail monstrueux et qu’il n’est pas reconnu ou souligné par le groupe, ce qui peut avoir tendance à diminuer ma motivation, d’où l’importance de ces moments si vous vous posiez la question.

Cette reconnaissance n’est pas à voir seulement pour améliorer ma productivité à un temps T, mais pour la sensation de cohésion et de confiance de groupe si crucial pour se sentir bien au travail et dont le manifeste agile souligne l’importance :

“Donnez-leur l’environnement et le soutien dont elles ont besoin et faites-leur confiance pour mener Ă  bien le travail.” - Manifeste Agile

Déroulé Réunion - Fertiles

Conclusion

J’ai mis 1 an et demi entre la découverte de Fertiles et mon inscription à leur formation. Mon seul regret est de ne pas l’avoir fait plus tôt. Je ne peux que vous encourager à prendre le temps de vous former avec l’équipe de Fertile, cela valait 1000 conférences Agile condensées en 6 jours - et l’équipe propose aussi des formats sur-mesure pour les entreprises.

Une phrase d’Oxmo Puccino dans “Artiste” a longtemps raisonnĂ© chez moi, elle dit qu’une chose presque impossible est “d’aller mettre plus de 10 personnes d’accord", desormais je pense qu’avec les bonnes mĂ©thodes et du temps, cela devient beaucoup plus rĂ©aliste.


Merci Ă  Olivier Rodriguez, Julien Coudsi, et aux participant.es de la formation PACoo’ de mai 2024